Hệ Thống Lấy Số Tự Động Cho UBND – Giải Pháp Nâng Cao Hiệu Quả Phục Vụ Hành Chính Công

1. Hệ thống lấy số tự động cho UBND là gì?

Hệ thống lấy số tự động cho UBND là hệ thống thiết bị và phần mềm hỗ trợ cấp số thứ tự, tổ chức hàng đợi và điều phối lượt phục vụ tại cơ quan hành chính nhà nước. Người dân có thể chủ động lựa chọn nhóm thủ tục cần thực hiện, nhận số thứ tự và chờ đến lượt được gọi tại quầy tiếp nhận.

Thay vì phải xếp hàng trực tiếp hoặc phụ thuộc hoàn toàn vào việc điều phối thủ công, người dân được hướng dẫn theo quy trình rõ ràng. Cán bộ tại quầy cũng có thể chủ động gọi số tiếp theo và theo dõi tình trạng phục vụ theo chức năng mà phần mềm được cấu hình.

Hệ thống phù hợp với nhiều mô hình như:

• UBND xã, phường và các đơn vị hành chính có nhu cầu tổ chức hàng đợi.
• Trung tâm phục vụ hành chính công.
• Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính.
• Các cơ quan, đơn vị tiếp nhận hồ sơ với số lượng người dân giao dịch lớn.

2. Vì sao UBND nên triển khai hệ thống lấy số tự động?

• Giảm tình trạng chen lấn và chờ đợi thiếu trật tự
• Nâng cao chất lượng phục vụ tại bộ phận một cửa
• Công khai thứ tự gọi số, tăng tính minh bạch
• Hỗ trợ cán bộ quản lý lượt phục vụ hiệu quả hơn

3. Các thiết bị trong hệ thống lấy số tự động cho UBND

Một hệ thống hoàn chỉnh thường bao gồm nhiều thiết bị phối hợp với nhau. Tùy quy mô và số lượng quầy giao dịch, VHB có thể tư vấn cấu hình phù hợp với mặt bằng và quy trình hoạt động của từng đơn vị.

3.1. Kiosk lấy số thứ tự tự động

Kiosk là thiết bị đầu tiên người dân tương tác khi đến làm thủ tục. Thiết bị thường được trang bị màn hình cảm ứng để hiển thị các nhóm dịch vụ và hướng dẫn thao tác.

Người dân lựa chọn thủ tục cần thực hiện trên màn hình, sau đó nhận số thứ tự theo phương thức cấp số được thiết kế cho hệ thống.

Các đặc điểm có thể triển khai gồm:

• Màn hình cảm ứng trực quan, dễ thao tác.
• Giao diện hiển thị tiếng Việt, bố cục rõ ràng.
• Các nút lựa chọn theo nhóm thủ tục hành chính.
• Máy in phiếu số thứ tự, tùy cấu hình.
• Thiết kế vỏ kiosk phù hợp với không gian cơ quan nhà nước.

Việc phân chia dịch vụ ngay trên kiosk giúp người dân xác định đúng nhóm giao dịch, đồng thời hỗ trợ tổ chức hàng đợi theo từng khu vực hoặc quầy chuyên trách.

3.2. Màn hình hiển thị gọi số

Màn hình trung tâm được sử dụng để hiển thị thông tin gọi lượt tại khu vực chờ. Nội dung có thể bao gồm số thứ tự, quầy tiếp nhận và các thông báo hướng dẫn người dân.

Tùy giải pháp triển khai, màn hình có thể tích hợp nội dung tuyên truyền, hướng dẫn thủ tục hoặc thông tin của đơn vị.

Việc hiển thị trực quan giúp người dân dễ theo dõi lượt phục vụ, đặc biệt tại các khu vực có nhiều quầy giao dịch.

3.3. Hệ thống loa thông báo gọi số

Loa có nhiệm vụ phát thông báo bằng âm thanh khi quầy thực hiện gọi số. Đây là thiết bị hỗ trợ quan trọng đối với người dân đang chờ ở khoảng cách xa màn hình hoặc không thường xuyên quan sát màn hình trung tâm.

Hệ thống cần được cấu hình đồng bộ với phần mềm gọi số để đảm bảo thông tin âm thanh tương ứng với số thứ tự và quầy phục vụ.

Khi nghiệm thu, nên kiểm tra riêng chất lượng âm thanh, khả năng phát thông báo khi gọi số và sự đồng bộ giữa loa với màn hình hiển thị.

3.4. Phần mềm quản lý hàng đợi và gọi số tại quầy

Phần mềm đóng vai trò điều phối hoạt động của toàn bộ hệ thống. Cán bộ có thể thao tác gọi số tiếp theo theo quy trình được phân quyền.

Tùy yêu cầu, phần mềm có thể hỗ trợ các chức năng như:

• Gọi số tiếp theo tại quầy.
• Hiển thị số đang phục vụ trên màn hình trung tâm.
• Phát thông báo bằng âm thanh khi gọi số.
• Phân loại hàng đợi theo nhóm dịch vụ.
• Quản lý thông tin quầy và nhân viên sử dụng hệ thống.
• Thống kê dữ liệu lượt phục vụ nếu được hỗ trợ trong cấu hình phần mềm.

Các chức năng quản lý, thống kê và tích hợp cần được xác nhận theo phiên bản phần mềm và phạm vi cung cấp thực tế.

3.5. Máy tính bảng đánh giá mức độ hài lòng

Để bổ sung hoạt động khảo sát sau giao dịch, UBND có thể triển khai máy tính bảng đánh giá mức độ hài lòng tại quầy hoặc khu vực trả kết quả.

Người dân lựa chọn mức đánh giá trên giao diện cảm ứng sau khi hoàn thành thủ tục. Dữ liệu thu thập có thể hỗ trợ đơn vị theo dõi ý kiến phản hồi và xem xét cải thiện chất lượng phục vụ, tùy theo phần mềm được tích hợp.

Đây là thiết bị bổ sung, không bắt buộc đối với mọi cấu hình hệ thống lấy số tự động.

4. Kiosk lấy số tự động tích hợp đầu đọc CCCD, quét chip và nhận diện khuôn mặt

Ngoài chức năng lấy số thứ tự thông thường, kiosk có thể được mở rộng với các thiết bị đọc thông tin và công nghệ nhận diện nhằm hỗ trợ quy trình tiếp nhận khách hàng, người dân hoặc bệnh nhân. Tùy theo nhu cầu, hệ thống có thể tích hợp đầu đọc mã QR, đầu đọc CCCD gắn chip hoặc camera nhận diện khuôn mặt.

Việc lựa chọn thiết bị cần căn cứ vào mục đích sử dụng, phần mềm xử lý dữ liệu và yêu cầu bảo mật của đơn vị triển khai.

4.1. Kiosk tích hợp đầu đọc CCCD gắn chip

Đầu đọc CCCD gắn chip là thiết bị hỗ trợ đọc dữ liệu từ thẻ căn cước có chip điện tử khi được sử dụng với phần mềm và phương thức kết nối tương thích.

Khi tích hợp vào kiosk, thiết bị có thể hỗ trợ quy trình tiếp nhận thông tin công dân tại cơ quan hành chính, trung tâm phục vụ hành chính công hoặc các điểm tiếp nhận hồ sơ có nhu cầu.

Các hạng mục cần xác định khi triển khai gồm:

• Đầu đọc thẻ căn cước gắn chip tương thích với hệ thống.
• Phần mềm đọc và xử lý dữ liệu từ thẻ.
• Kết nối giữa phần mềm đọc thẻ với ứng dụng nghiệp vụ của đơn vị.
• Phương án quản lý, bảo vệ và sử dụng dữ liệu cá nhân theo quy định.

Lưu ý: Đầu đọc thẻ và phần mềm đọc dữ liệu là hai hạng mục khác nhau. Có thiết bị đọc thẻ không đồng nghĩa kiosk đã có sẵn chức năng tra cứu, xác thực hoặc tự động điền hồ sơ. Những chức năng này cần được xác nhận theo giải pháp phần mềm cụ thể.

4.2. Kiosk tích hợp đầu đọc mã QR và quét mã trên giấy tờ

Đầu đọc mã QR giúp kiosk nhận diện thông tin được mã hóa trong mã QR trên giấy tờ hoặc tài liệu được hỗ trợ. Giải pháp này có thể được sử dụng để rút gọn thao tác nhập liệu thủ công trong quy trình tiếp nhận.

Tùy cấu hình, kiosk có thể được xem xét tích hợp:

• Đầu đọc mã QR hoặc máy quét mã vạch tương thích.
• Phần mềm đọc và xử lý nội dung mã.
• Chức năng chuyển dữ liệu sang phần mềm tiếp nhận khi có tích hợp phù hợp.

Đối với kiosk tại UBND và trung tâm hành chính công, việc quét mã QR có thể hỗ trợ quy trình tiếp nhận hồ sơ nếu mã được sử dụng thuộc định dạng mà phần mềm có thể xử lý. Không nên mặc định mọi mã QR đều chứa đầy đủ thông tin cá nhân hoặc có thể dùng thay cho việc đọc chip CCCD.

Theo danh mục phần mềm VHB tháng 10/2026, phần mở rộng phần mềm đọc QR/QR Code có giá tham khảo 2.000.000 đồng và yêu cầu đầu đọc QR tương ứng. Giá thiết bị đầu đọc cần được xác nhận riêng theo model và cấu hình.

4.3. Kiosk tích hợp camera nhận diện khuôn mặt

Camera nhận diện khuôn mặt có thể được xem xét tích hợp vào kiosk trong các quy trình cần nhận diện người dùng, hỗ trợ xác thực hoặc đối chiếu danh tính, nếu hệ thống phần mềm đáp ứng yêu cầu tương ứng.

Tùy mục tiêu triển khai, giải pháp có thể cần:

• Camera phù hợp với điều kiện ánh sáng và vị trí sử dụng.
• Phần mềm xử lý hình ảnh và nhận diện khuôn mặt.
• Cơ chế đối chiếu với nguồn dữ liệu được phép sử dụng.
• Quy trình xử lý khi nhận diện không thành công.
• Biện pháp bảo vệ dữ liệu khuôn mặt và thông tin cá nhân.

Cần phân biệt camera chụp ảnh thông thường với hệ thống nhận diện khuôn mặt. Camera có thể chỉ thực hiện chức năng ghi hình; để nhận diện, đối chiếu hoặc xác thực danh tính, hệ thống cần phần mềm và cơ chế xử lý phù hợp.

Chi phí tích hợp nhận diện khuôn mặt phụ thuộc vào camera, phần mềm, phương thức đối chiếu, yêu cầu tích hợp và phạm vi triển khai. Danh mục báo giá kiosk VHB tháng 10/2026 chưa cung cấp mức giá cụ thể cho toàn bộ giải pháp nhận diện khuôn mặt, vì vậy cần khảo sát và báo giá theo yêu cầu thực tế.

4.4. So sánh các giải pháp đọc CCCD, quét QR và nhận diện khuôn mặt

4.5. Những yếu tố ảnh hưởng đến giá kiosk tích hợp thiết bị đọc và nhận diện

Giá kiosk tích hợp CCCD, QR hoặc nhận diện khuôn mặt không chỉ phụ thuộc vào thân máy. Khi lập báo giá, cần xem xét đầy đủ các thành phần:

• Model kiosk, kích thước màn hình và cấu hình máy tính.
• Loại đầu đọc CCCD gắn chip hoặc đầu đọc mã QR.
• Camera và phần mềm nhận diện khuôn mặt nếu có.
• Bản quyền phần mềm, chức năng xử lý dữ liệu và yêu cầu tích hợp.
• Khả năng kết nối với phần mềm lấy số, QMS hoặc phần mềm nghiệp vụ hiện có.
• Chi phí cấu hình, kiểm thử, lắp đặt và hướng dẫn sử dụng.

Để tránh phát sinh chi phí, khách hàng nên yêu cầu báo giá tách riêng giá kiosk, đầu đọc, camera, phần mềm và chi phí tích hợp.

Đối với các giải pháp xử lý dữ liệu CCCD hoặc khuôn mặt, đơn vị triển khai cũng cần xác định mục đích sử dụng, quyền truy cập, thời gian lưu giữ và biện pháp bảo vệ dữ liệu phù hợp với quy định hiện hành.

5. Những tiêu chí cần lưu ý khi lựa chọn hệ thống lấy số tự động cho UBND

Để hệ thống vận hành ổn định và phù hợp với thực tế, đơn vị cần đánh giá một số yếu tố trước khi đầu tư.

5.1. Phù hợp với quy mô và số lượng quầy giao dịch

UBND có ít quầy tiếp nhận sẽ có nhu cầu khác với trung tâm hành chính công có nhiều nhóm thủ tục. Việc khảo sát trước giúp lựa chọn số lượng kiosk, màn hình và thiết bị âm thanh phù hợp, tránh đầu tư thiếu hoặc vượt quá nhu cầu.

5.2. Giao diện thân thiện với người dân

Giao diện kiosk cần dễ hiểu, chữ rõ ràng và thao tác đơn giản. Nên phân nhóm dịch vụ theo cách gọi quen thuộc, hạn chế bố trí quá nhiều lựa chọn trên cùng một màn hình.

Đối với địa điểm có nhiều người cao tuổi hoặc người ít sử dụng thiết bị cảm ứng, cần ưu tiên hướng dẫn trực quan và quy trình lấy số dễ thực hiện.

5.3. Đảm bảo đồng bộ giữa các thiết bị

Kiosk, phần mềm gọi số, màn hình hiển thị và loa thông báo cần phối hợp chính xác. Khi cán bộ gọi số, thông tin trên màn hình và âm thanh phải khớp với lượt phục vụ thực tế.

Đơn vị nên yêu cầu kiểm tra toàn bộ quy trình từ lấy số đến gọi số và đánh giá sau giao dịch trước khi đưa hệ thống vào sử dụng chính thức.

5.4. Khả năng mở rộng và tích hợp

Nếu có kế hoạch mở rộng số quầy, bổ sung nhóm thủ tục hoặc kết nối với phần mềm hiện có, đơn vị nên xác định yêu cầu tích hợp ngay từ giai đoạn khảo sát.

Khả năng kết nối với hệ thống quản lý hồ sơ, cơ sở dữ liệu hoặc nền tảng hành chính công phụ thuộc vào giao diện tích hợp, quyền truy cập và phạm vi kỹ thuật được thống nhất giữa các bên.

5.5. Hỗ trợ kỹ thuật và bảo trì

Ngoài thiết bị, chất lượng hỗ trợ kỹ thuật cũng là yếu tố cần cân nhắc. Đơn vị nên làm rõ phạm vi bảo hành, hướng dẫn vận hành, phương án xử lý sự cố và quy trình kiểm tra định kỳ.

6. VHB cung cấp giải pháp hệ thống lấy số tự động cho UBND

VHB cung cấp giải pháp thiết bị và phần mềm phục vụ tổ chức hàng đợi, gọi số tự động tại các khu vực tiếp nhận và phục vụ người dân.

Tùy nhu cầu thực tế, hệ thống có thể được xây dựng với các thành phần như kiosk lấy số thứ tự, màn hình hiển thị gọi số, loa thông báo, phần mềm quản lý hàng đợi và máy tính bảng đánh giá mức độ hài lòng.

Khi tư vấn giải pháp cho UBND, cần xem xét mặt bằng lắp đặt, số lượng quầy, nhóm thủ tục, lưu lượng người dân và quy trình vận hành hiện tại để lựa chọn cấu hình phù hợp.

Lợi ích khi triển khai giải pháp phù hợp:

• Tổ chức thứ tự phục vụ rõ ràng, khoa học.
• Hỗ trợ giảm tình trạng chen lấn tại khu vực chờ.
• Tăng tính trực quan trong việc thông báo số thứ tự và quầy phục vụ.
• Hỗ trợ cán bộ điều phối lượt tiếp nhận thuận tiện hơn.
• Có thể bổ sung chức năng khảo sát mức độ hài lòng theo nhu cầu.

Với phương án triển khai được khảo sát và cấu hình phù hợp, hệ thống lấy số tự động là một trong những giải pháp hỗ trợ UBND nâng cao chất lượng phục vụ và từng bước hiện đại hóa quy trình tiếp nhận người dân.

7. Báo giá hệ thống lấy số tự động cho UBND

Chi phí triển khai hệ thống lấy số tự động cho UBND phụ thuộc vào quy mô thực tế và danh mục thiết bị được lựa chọn. Vì vậy, cần xác định nhu cầu trước khi lập báo giá chi tiết.

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí bao gồm:

• Số lượng kiosk lấy số tự động.
• Số lượng quầy tiếp nhận và thiết bị gọi số.
• Kích thước, số lượng màn hình hiển thị.
• Hệ thống loa và phương án bố trí âm thanh.
• Bản quyền hoặc phạm vi chức năng phần mềm.
• Nhu cầu bổ sung máy tính bảng đánh giá hài lòng.
• Chi phí lắp đặt, cấu hình, đào tạo và bảo trì theo phạm vi công việc.

Để nhận báo giá sát với nhu cầu, UBND nên cung cấp số lượng quầy, nhóm thủ tục cần phân loại, lưu lượng người dân dự kiến và các thiết bị đã có sẵn tại đơn vị.

VHB sẽ căn cứ vào thông tin khảo sát để đề xuất phương án triển khai phù hợp, tránh đầu tư những thiết bị hoặc tính năng không cần thiết.

8 . Liên hệ VHB

Công ty Cổ phần Giải pháp và Thiết bị VHB Việt Nam cung cấp giải pháp kiosk lấy số thứ tự và hệ thống quản lý hàng đợi cho bệnh viện, ngân hàng, cơ quan hành chính công và doanh nghiệp.

Thông tin liên hệ:

• Đơn vị: Công ty Cổ phần Giải pháp và Thiết bị VHB Việt Nam
• Hotline/Zalo: 035.995.1587

Liên hệ VHB Việt Nam để được tư vấn giải pháp máy in phiếu, kiosk lấy số thứ tự và phần mềm quản lý hàng đợi phù hợp với nhu cầu thực tế.